论减法管理法:态度×方法=业绩

作者:金小明  时间:2013-06-13

  某职业学院机电系主管唯上是听,出自内心地感恩戴德、忠于学校老板,特别是顶头上司:院长。其主要表现是,上峰有言必当令,超前动作而百分之二百执行。试分析一下,这个团队是否受上级欢迎,能否得到下级拥护,行事效率如何?

  表面看来,这个团队的工作或事业态度是没有问题的,问题出在管理方法上。由态度×方法=业绩 知,方法出了问题同样业绩好不了,而且这种态度越好,下属越发麻烦,工作业绩就会越差。事实上,这位主管职位上升了,工作风风火火,但属下叫苦连天,业绩评比总是落后于其他系部。而主管的结论是我们素养不如人,因而总是强调笨鸟先飞。

  鉴于这个案例在管理界的普通性,加乘管理者对我国政治经济文化事业成效的致命性束缚,有必要花大力气从规律理论上探究、推广减法管理法。

  一、接收任务时的处理方法

  一个好的主管可以唯老板利益是从,但绝不能唯上级命令是听。换句话说,老板利益是原则,工作态度要认真,自主方法要灵活。将老板、主管(自身)、下属利益统一起来,做事走程序有节奏,均衡工作,让属下好好休息,从容面对工作事业,才能创造性地解决一切问题。 

   

   图1 主管减法管理过程

  譬如学院的利益是通过搞好教育和服务好学生,培养应用型人才、发现扶植原创型人才,使毕业生与社会需求零对接,赢得社会声誉,使学院不断扩招,不断壮大。围绕这个目标,学院高层出于对学校运行情况的不知情会不太放心,因而经常下达各种指令、提出各种形式要求。上层领导所面临的专业十分广泛,往往缺乏专业知识或信息掌握不够,如果指令过于详细往往会束缚下属行为。这时,主管就要区分哪些是老板的真实意图,哪些是出于不放心发出的警示信号,哪些是不专心或复杂因素放出的虚言,哪些是为了口语表达增加的情节、戏剧故事,哪些是含沙射影。区别的根本点是:围绕老板利益,运用5S管理方法,将上级指令做减法处理,以最低的投入达成老板、主管自身、下属三方收益最大化,形成多赢局面,具体操作见图1所示。

  如图1,这首先要保持一段时间观察上级变化,慢半拍行动,以5S程序看清上级真实意图或本质指令,防止上级指令的突然修改,尤其是缺乏经验的上级,会出现朝令夕改的事件。尤其是本案例学校,教务处负责人最近几任都是直接从教师中提拔的,几乎没有管理经历和管理素材数据积累,多数工作指令不成熟。在不稳定的上级指令下工作,超前响应指令,必会徒劳无功且劳民伤财。事实上,这个学校的重复工作、无效工作、形式工作和有始无终、不了了之的工作多得是。其次,在辨清了老板的意图后,要排除老板违反自己利益的指令,变通地表达对命令作减法处理的诉求,从而避免老板阻挠。如果有经济考核指标的话,自信的主管可不让老板知道你对指令的折扣,只要遵从考核指标维护自己利益就行。三是,充分发挥自身的特有管理方法,将自身利益同老板利益、下属利益结合起来。这样时间长了,人们也理解你的工作风格和才干,就会得到下属拥护,获得老板体谅支持,达到个人利益目标。第四,通过对指令的减法处理,围绕老板利益去除上级束缚,营造自我从容,下级宽松的工作环境。让下属休息好、工作好,有时间学习和发挥个人长处,就会工作热情高而怨言少,进而营造出和谐的工作团队。

  二、减法管理法

  (一)以少胜多:简单比聪明更重要

  影响管理的因素很多,对实现管理目标产生积极影响的要加以引发,实施加法管理;对实现管理目标产生消极影响的要加以抑制,实施减法管理。这是第一步。接着对积极影响因素再按层次标明轻重缓急,突出核心、重点,抓住目标是减法管理的重要第二步。

  对于一家拥有十多个规模不等、经营分散的不同业务,员工人数逾十万之众,分支机构遍布130个国家和地区的大型企业,尤其是在不确定的经济环境中,如何才能进行卓有成效的管理呢?马士基集团(A.P. Moller-Maersk)人事总监比尔·艾伦(Bill Allen)的答案是:简而化之。德国管理顾问冈特•侯默(Gunter Rommel),曾针对39家德国公司进行调研,发现在市场赢家和业绩平平的公司之间,只有一个显著的区别:单纯与否。

  选择少数几个对公司成功产生最大影响的关键杠杆,然后心无旁骛、坚持不懈地致力于改善这些领域。遵循这一原则,马士基在2年内将总部人员削减了40%,却推动了各业务实现更好的经营效果;仅集团公司人事部的员工就由87人缩减到23人,效率反倒提高了。近年流行减肥,最近我发现那是减掉体内垃圾、消肿,度过人生几个关卡,而不仅仅是去掉脂肪。消肿的同时,补充养分、调整体质结构才能轻松生活、工作,延年益寿。

  无论高层管理人员、文职人员,还是普通员工,都会不由自主地增加自己的工作,失去工作重点,然后感觉不堪重负。解决这种问题的关键是:盘点一下你要做的事情,找出少数能够带来最大影响的事情,然后把余下的事情放到最后做,或干脆取消。确定优先处理的事件,你就会发现,做的事情越少,效率反而越高。

  (二)减法管理分类

    减法管理至少可分为表1所示的四类。一类是个人清爽、精神轻松;二类是设备、零部件简洁,环境优美;三类是任务信息、指令接收准确无误,工作内容层次分明,在三方利益一致的基础上,主管、员工从容应对,自觉执行任务;四类是工作重点突出、层次清楚,目标明确。   

  (三)减法管理原理

  坚持有所为有所不为,按照标准化、程序化、规范化方向运作,集中精力抓大事、重要的事是减法管理原理的基本思想。由图1我们可得到减法管理定义:在接收上级指令时,应用5S法进行去杂存真、去形存核的辨识,基于老板利益最大化酝酿出基于工作标准的最简洁的工作方案,创造出宽松自由地实现老板、主管(自身)、下属三方利益一致的团队运作机制,进而激活团队自运转的工作积极性。从表1可知,做企业、事业,要先从复杂信息指令中明确任务,再从任务中清晰目标,最后采取适当的管理方法。

  评价主管对减法管理原理的运用公式:

  态度×方法=业绩                                          (1)

  ±方法∝态度                                             (2)

  从式(2)可知,态度越好有可能工作方法越好,也有可能工作方法越糟糕。换言之,好的态度不一定有好的工作方法,不简洁的工作方法必然导致不良的工作态度。因而减法管理原理的关键在于工作方法,工作方法得当的管理者,业绩才可能优良。当然,方法好,态度、心情不好,业绩会受到影响,特别是方向性的影响。

  三、对案例的分析和推断

  从这个案例的表面来看,机电系主管确实工作态度好,是任何一个上级或老板都放心使用的人,其敬业精神、将工作与事业同一化的干一行爱一行的思想态度的确应让下属敬佩,符合社会倡导的职业道德。根据公式(1)可知,只要方法得当,工作必取得优异成绩。

  问题是,有些对职位过于看重的人必会胆小怕事,对老板盲目遵从,表现出忠于老板、敬业认真、工作疯狂的面貌。这种精神面貌往往会超前响应上级指令而动作,甚至误动,全身投入,在事情没考虑清楚、措施方案没有形成前布置工作任务,结果常常是反复修改、重复工作,甚至违反老板意图地工作;这种精神面貌往往会扩大上级指令的数量与等级,使一件简单的任务变成庞大的工程。其恶果是,事不由东(家),浪费老板资源,让下属疲于奔命。

  上级、下属、主管三者各有自己的生活天地,有自己的家境、爱好与事业的安排。这种精神面貌的主管必然强烈要求下属放弃自己的一切,服从他的指挥,对大家常言“要对得起工资、对得起老板”,而上级(公司)也未必从中得到好处。偏于做加法、乘法管理的主管必将与下属发生对立情绪,其工作团队必然变得不和谐,因而主管的工作难度可想而知。聪明的下属会变通做减法管理,消极被动应对做加、乘管理的主管,这使得主管非常不爽,非常不理解。

  不能让下属休息好工作好的疲劳战术无疑是折磨员工、折腾团队的具破坏  效果的加、乘管理法,管理效果也不可能超越同行、同级部门。不讲方法的管理者,其管理态度其实是恶劣的,其下属对此体会最深。这种主管可比作唐僧,不辩是非,盲目念经,让下属做孙悟空,不停地空翻跟头做无用功。由式(1)得,工作业绩必然近乎0,即0×0=0。没有业绩的管理者不应得到上级肯定。但事情往往没有这么简单、明了,那些喜好流于形式的上级还是喜欢忙碌无为的主管,除非老板是战略家,精于战术。

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